W ostatnich dziesięcioleciach rozwój technologii informatycznych oraz rynków globalnych zmienił oblicze konkurencji, na jaką natrafiają firmy. Konieczne okazało się stosowanie innych metod w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Utrzymanie pozycji rynkowej i dalszy rozwój były możliwe pod warunkiem spojrzenia poza granice firmy i zmaksymalizowanie wartości zasobów zewnętrznych. W rezultacie przedsiębiorstwa zaczęły rozwijać kompetencje „sourcingowe” i rola zakupów zaczęła rosnąć.

Obecnie od kilku miesięcy słyszymy w mediach o kryzysie. W efekcie przedsiębiorstwa baczniej przyglądają się stronie kosztowej, gdzie najważniejszym składnikiem są koszty zakupów. W większości branż wolumen zakupów kształtuje się na poziomie około 50% wartości przychodów. W niektórych, takich jak branża elektroniczna wynosi on 70%, w branży motoryzacyjnej osiąga poziom 80% a w przypadku branży handlowej może wynosić nawet od 90 do 95%. Uzyskanie nawet kilkuprocentowych oszczędności na generowanych zakupowych bardzo pozytywnie wpływa na wyniki operacyjne i finansowe przedsiębiorstwa. Można zatem zadać pytanie, jak wykorzystać dźwignie oszczędności tkwiące w zakupach.          

Badaj potrzeby, standaryzuj, konsolidujDział zakupów pełni rolę przekaźnika pomiędzy klientem wewnętrznym, a dostawcą. Ważne jest, żeby rola ta wypełniana była pro aktywnie. Dobre rozpoznanie rynku dostawców, informacje o nowych dostawcach, wiedza o nowościach wypracowanych przez obecnych oraz alternatywnych dostawców powinna być komunikowana klientom. Informacje te powinny pozwolić wypracować kupcowi wspólnie z klientem wewnętrznym optymalnej specyfikacji produktu. Wszystkie te działania podejmowane przez kupców oraz interesariuszy zakupu powinny zmierzać do jak największej standaryzacji kupowanego asortymentu. Pozwala ona przede wszystkim na konsolidację zakupów i w rezultacie zwiększenie siły negocjacyjnej, ale również na świadome kształtowanie polityki zakupowej.           

Cena to nie wszystko
Kupując nie należy kierować się tylko ceną. Biorąc pod uwagę fakt, że poza ceną firma ponosi również koszty nabycia, koszty posiadania oraz utylizacji asortymentu, decydując się na kupno od określonego źródła zawsze powinno się bazować na metodzie TCO (Total Cost of Ownership). Można oczywiście kupić taniej, ale czy nie spowoduje to spadku jakości, czy nie będzie problemów z dostawami na czas itp. Warto zajrzeć w zapisy kontraktów z dostawcami i przyjrzeć się strukturze kosztów oraz zadać pytanie, czy jest ona optymalna.


Obrazek

Spójrz na dostawców i wasze relacje
Relacje z dostawcami powinny być pro aktywnie kształtowane przez kupców. Żeby to robić świadomie warto znać charakter relacji i stosować odpowiednie strategie. Jedną z metod kategoryzowania dostawców jest macierz Kralijca.

Obrazek


W codziennej pracy kupiec powinien monitorować nie tylko rynki, na których dostawcy działają, ale również te, na których dokonują zakupów. Jeśli ceny surowców do produktów dostawców spadną, powinno to być przesłaną do wywarcia presji negocjacyjnej na obniżkę cen dostarczanych towarów     

Optymalizuj procesy
Problem z jakim  styka się dział zakupowy to zaangażowanie w operacyjne i taktyczne działania związane z zakupem. Wdrożenie systemu e-procurement automatyzującego obieg zapotrzebowania pozwala nie tylko odciążyć kupców, ale przyśpiesza proces akceptacyjny oraz całkowity czas obsługi. Poprzez wdrożenie katalogów elektronicznych oraz integrację z systemami dostawców redukowane są koszty transakcyjne,  zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów oraz eliminowane są wąskie gardła.           

Dźwignia – ale jak to wykorzystać?
W ostatnich latach coraz popularniejsza, jako narzędzie w procesie wyboru dostawcy staje się elektroniczna aukcja zakupowa (aukcja odwrotna). Definiując to narzędzie można stwierdzić, że są to negocjacje pomiędzy kupującym a sprzedającym prowadzone on – line, gdzie oferentami są sprzedający. Jest wiele przyczyn, dla których warto stosować aukcję zakupową. Najważniejsze z nich to:

• oszczędności cenowe przy zakupie asortymentu sięgające od 10 do nawet 50 %,  

• rozpoznanie rynku dostawców, cen i warunków, w rezultacie minimalizacja asymetrii informacji panującej w relacjach kupujący – dostawcy,

• redukcja barier przestrzeni i czasu – negocjujący on – line mogą to robić z każdego miejsca na świecie,

• skrócenie całkowitego czasu wyboru dostawcy,

• redukcja kosztów procesowych.

Materializacja powyższych korzyści wymaga spełnienia określonych założeń. Po pierwsze produkt, który jest przedmiotem aukcji musi zachęcić dostawców do udziału w aukcji. Najlepiej, gdy jest on wystandaryzowany i dobrze wyspecyfikowany. Wolumen zakupów powinien być znaczący, bo tylko wtedy można uzyskać odpowiednie korzyści oszczędnościowe i równocześnie będzie przyciągał dostawców. Również rynek dostawców musi być odpowiednio konkurencyjny. W aukcji musi brać udział co najmniej 3 – 4 dostawców i muszą istnieć rywalizacja pomiędzy dostawcami. Ważny jest również trening dostawców z narzędzia, tak ażeby podczas wydarzenia aukcyjnego nie popełniali błędów.

Jest wiele metod uzyskania korzyści w obszarze zakupów. Istotą jest zmiana podejścia do roli zakupów w firmie. Tradycyjne postrzeganie, jako centrum kosztów powinno ustapić miejsca zakupom budującym wartość firmy.