W polskich organizacjach królują silosy – szczelnie zamknięte i nie komunikujące się między sobą departamenty, działy, piony. Eksperci wskazują, że komunikacja między działami będzie kompetencją przyszłości nowoczesnych organizacji. Burzenie silosów może przynieść bowiem nawet 25%-owy wzrost produktywności w firmie. Jak się zabrać za ich destrukcję?
51% ekspertów zarządzania zasobami ludzkimi uważa, że w najbliższej przyszłości komunikacja między działami, w poprzek silosów, stanie się kluczową kompetencją dla ich organizacji. Zdaniem ekspertów jest to ważniejsze nawet niż kompetencja budowania zespołów, innowacyjność, zarządzanie zmianą[1].
Sprzeczne priorytety jak ból zęba
Dlaczego wydaje się to być tak ważne? Obecnie w Polsce przedsiębiorstwa najczęściej funkcjonują w oparciu o funkcjonalną (czyli silosową) strukturę organizacyjną. Pracownik w silosie jest odcięty od reszty firmy i nie ma świadomości, jak jego praca wpływa na pracę innych działów. Co gorsza, to nie tylko brak wiedzy – ale czasem wręcz sprzeczne priorytety. Różne działy nie zawsze mają bowiem wspólne cele.
Przykład? Jeżeli celem działu zakupów w firmie produkcyjnej jest najniższa cena, to specjalista od zakupów będzie chciał kupić jednostkowo jak najtaniej. Z tego powodu będzie skłonny kupić większa partię produktu, czego skutkiem może być zajęcie cennego miejsca w magazynie, zamrożenie środków finansowych czy wydłużenie czasów realizacji zamówień. A to obniża efektywność całej organizacji.
Możemy użyć analogii – bólu zęba. Kiedy go doświadczamy, mamy do dyspozycji dwie opcje. Pierwsza, to zapisanie się do państwowej służby zdrowia i oczekiwanie w kolejce. Druga, dużo droższa opcja, to szybka wizyta u prywatnego dentysty. W życiu prywatnym najczęściej wygrywa zdrowy rozsądek i wybieramy opcję droższą, ze względu na świadomość kosztów alternatywnych – energii, czasu, czy przede wszystkim: cierpienia, którego będziemy musieli doświadczyć.
Tymczasem w organizacjach silosowych piony nie funkcjonują jak jeden organizm. W podanym we wcześniejszym akapicie przykładzie specjalista od zakupów zdecydował za kogoś, że lepiej kupić więcej „na zapas” . Funduje zatem innym pionom tańszą wizytę w państwowej służbie zdrowia, sądząc, że ból zęba będzie bólem innych wydziałów. Tymczasem tak naprawdę będzie doświadczeniem całej organizacji.
Burząca silosy struktura organizacji
Rozwiązaniem tego problemu jest budowa nowej struktury organizacyjnej w oparciu o taką strategię, w której pracownicy zaczynają ponownie podejmować zdroworozsądkowe decyzje w punktu widzenia całej organizacji. A to oznacza skokowy wzrost efektywności i duże oszczędności.
Remedium na silowość może być wdrożenie strategii Quick Response Manufacturing (QRM), opartej o 4 fundamenty: siłę i rolę czasu, strategię organizacyjną, dynamikę systemów, podejście całościowe. Przedsiębiorstwa raportują, że wdrożenie struktury organizacyjnej QRM umożliwia redukcja czasów realizacji zamówień o 40-80%, wzrost produktywności o 15-25%, czy wzrost zaangażowania i odpowiedzialności pracowników.
Przykładowo, w przypadku firmy Schindler (źródło: 4Results) z sektora dźwigów osobowych zastosowanie takiej strategii w zakładzie produkcyjnym poprawiło jakości obsługi klientów, co przyczyniło się do wzrostu dynamiki sprzedaży na poziomie 100% rocznie, co więcej – niemal 6-krotny wzrost obrotów w ciągu 3 lat przy udziale podobnego składu zespołu. Firma poprzez m.in. zbudowanie pomostu między działami sprzedaży i realizacji osiągnęła spektakularne sukcesy, stając się niekwestionowanym liderem branży.
[1] Źródło: Badanie „Trendy HR”, Studio Wiedzy, VI.2019, n=3977
Karol Bąk, konsultant 4Results
Napisz do mnie
Dowiedz się więcej o QRM
Zapisz się na warsztat QRM Silver
REKONESANS: MINI ANALIZA STRATEGICZNA