W pracy stale brakuje nam informacji, co powoduje przerwy w wykonywaniu zadań – konieczność zadania pytania, sprawdzenia, zaczerpnięcia informacji od innej osoby. Zrealizuj 5-krokowy test, aby zrozumieć, jak bardzo w pracy mogą przeszkadzać deficyty informacji.
Powrót do zajęć po przerwie trwa od 8 do 10 minut – to jest czas, którego potrzebujemy, żeby wykonać tzw. restart naszej pracy. Wszelkie przerwy, bez względu na to, jak długo lub krótko trwają generują nie tylko potrzebę fizycznego „zabrania” się do pracy, ale także wznowienie jej na poziomie skupienia uwagi, jaką miałeś przed przerwą.
Destrukcyjna siła przerw
Oczywiście nie zachęcamy do pracy bez przerwy. Wręcz przeciwnie: przerwy zaplanowane, w konkretnych stałych interwałach i określonym czasie mogą pomóc naszej efektywności w pracy. Lecz czy takie właśnie zaplanowane przerwy są faktycznie przez nas praktykowane?
Z reguły dominują jednak przerwy niezaplanowane i wynikające z doraźnych, pojawiających się nagle pytań – naszych lub współpracowników dotyczących realizowanych zadań. Staje się to zawsze wtedy, kiedy doświadczamy deficytu informacji.
W jaki sposób zmierzyć wpływ pytań bez odpowiedzi? Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym, przełożonym, operatorem, inżynierem, pracownikiem terenowym, czy pracownikiem biurowym, zrealizuj poniższy test jako niezawodne narzędzie do obliczania wpływu przerw w pracy na Twoją wydajność.
TEST: Zmierz deficyty informacji
Krok 1: Weź notes kieszonkowy post – it. Jest wystarczająco mały, aby nosić go ze sobą przez dwa lub trzy dni. Zanotuj liczbę przerw, zaznaczając krzyżyk za każdym razem, gdy ktoś przerywa ci zadanie, zadając pytanie związane z pracą. Jeśli chcesz być bardzo skrupulatny, policz także e-maile i rozmowy telefoniczne.
Krok 2: Na kolejnej kartce notesu, narysuj kółko lub kropkę, za każdym razem, gdy przerywasz komuś zadając pytanie związane z pracą. Policz też wysyłane wiadomości e-mail i rozmowy telefoniczne.
Krok 3: Rób notatki przez dwa do trzech dni (lub nawet tydzień). Następnie zsumuj, ile razy obie sytuacje się zdarzają. Voila! Masz szybką i dokładną miarę potrzeby wizualnej wymiany informacji w swoim miejscu pracy. Zaangażuj współpracowników do przeprowadzenia tych samych badań. Następnie porównaj wyniki.
Krok 4: Idź o krok dalej i śledząc liczbę przerw, zwróć uwagę na charakter każdej przerwy. To znaczy zapisz pytanie, które padło – dokładne jego słowa. Pozwoli to na lepsze zrozumienie deficytów informacji w miejscu pracy, czyli Twojego niewidzialnego wroga. Jest to wspaniałe ćwiczenie dla zespołów współpracujących – w biurach i na hali produkcyjnej. Nie tylko będziesz miał dowód, że niewidzialny wróg istnieje, ale będziesz mógł zrobić kolejny krok ku Wizualnej Organizacji.
Krok 5: Teraz masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zamienić niewidzialnego wroga – deficyt informacji, który wywołał oba rodzaje zakłóceń, w konkretne odpowiedzi. Zaprojektuj rozwiązania wizualne, które utrzymają potrzebne informacje i sprawią, że będą stale dostępne dla wszystkich – zawsze wtedy, kiedy tego potrzebujemy!
Tekst zaczerpnięty z bloga www.visualworkplace.com, tłumaczenie: Paweł Rynkiewicz.
Dowiedz się więcej o koncepcji Wizualnej Organizacjii
Poznaj program warsztatu „Wizualna Organizacja”
